La importancia de las funciones de una interventoría para tus proyectos

El propósito de realizar una interventoría es vigilar y controlar el cumplimiento de las obligaciones que previamente se han pactado entre dos partes. Esta actividad se lleva a cabo mediante el seguimiento en diferentes áreas o por el conjunto de varias de ellas, tales como, el área técnica, administrativa, jurídica, ambiental, HSE (Seguridad, Salud y Medio Ambiente), Laboral, entre otros. 

Debido a esto, es importante conocer las funciones de una interventoría para conocer en qué situaciones se necesita, con que recursos desarrolla su función y cómo una interventoría nos ayuda a que se lleve a buen término la ejecución de los proyectos, dando cumplimiento a las especificaciones técnicas a un costo razonable y durante el tiempo previsto. 

Normalmente, las obras y los proyectos de las organizaciones requieren interventoría, ya sea tanto en empresas privadas, como públicas. Lo ideal es que sean realizadas por empresas que cuenten con profesionales que tengan experiencia especializada en la realización de interventorías y que actúen en representación de la entidad, convirtiéndose en aliados estratégicos. 

¿Cuáles son las funciones de una interventoría? 

Una interventoría de manera previa a iniciar sus actividades, debe evaluar todos los procedimientos operativos, la gestión de riesgos / oportunidades y las funciones de seguimiento y control. Sin embargo, para que el cumplimiento de la totalidad de los objetivos se logre, es necesario que se cumplan a cabalidad las siguientes funciones, las cuales, para proyectos del sector público en Colombia, se encuentran establecidas en el Manual de Supervisión e Interventoría que divide las funciones de la interventoría en: generales, administrativas, financieras y de carácter legal. A continuación, relacionaremos las más importantes. 

Generales 

• Apoyar la realización de todos los objetivos contractuales 
• Vigilar y controlar que se cumplan los términos y condiciones del contrato, como lo son: tiempo, calidad, cantidades y el correcto uso de los recursos. 
• Sostener una comunicación fluida y coordinada entre todas las partes involucradas en la realización del proyecto.   
• Organizar reuniones, conformar comités de trabajo, pedir los informes de los procesos y verificar que todo se lleve de manera adecuada. 
• Brindar prontas soluciones en caso de que se presenten problemas de ejecución de las tareas. 
• Monitorear y controlar los riesgos que sean identificados. 
• Estar pendiente de recibir o rechazar los insumos o materiales necesarios para llevar a cabo la obra o el proyecto. También es necesario identificar cuando los recursos no se ajustan a lo requerido. 
• Reportar inconsistencias en el cumplimiento del contrato que pueden suponer “actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que pongan en riesgo el cumplimiento del contrato”. Cualquier anomalía debe ser reportada  al cliente y/o a la autoridad pertinente. 

Administrativos 

• Administrar y mantener un archivo con todos los expedientes del contrato. 
• Entregar de forma oportuna los informes que certifiquen el cumplimiento y el control de las operaciones. 
• Preparar y entregar los informe requeridos por el cliente y los organismo de control. 
• La interventoría debe “garantizar que los documentos del contrato se publiquen de acuerdo a la ley”. 

Financieras 

• Llevar un registro de los pagos o cambios que se realicen al contrato. Además de llevar un control sobre el presupuesto para que todo se mantenga en orden. 
• Revisar toda la documentación que se reciba para hacer los debidos pagos al contrato. Aquí se incluyen productos y servicios que se reciban. 
• Documentar todos los anticipos y pagos realizados al contratista. 
• Controlar que en caso de que las actividades adicionales aumenten el valor y se salgan del presupuesto o de lo estipulado en el contrato cuente con una justificación y autorización. 

Legales 

• Una de las funciones de la interventoría es vigilar que todas las garantías del contrato se mantengan vigentes hasta que se finalice el contrato. 
• Mantener informadas a las partes involucradas sobre las posibilidades de realizar modificaciones al contrato y verificar si son viables o no. 
• Gestionar las actas un Otrosís al Contrato de Obrar en caso de necesitar recursos nuevos, hacer modificaciones al contrato y ampliar plazos. Estos documentos deberán ser autorizados y suscritos por el cliente. 
• Vigilar y llevar un control sobre el cumplimiento del contratista con sus aportes a la seguridad social: EPS, ARL, pensiones y cajas de compensación. 
• Es fundamental vigilar que todas las solicitudes y peticiones que hagan las autoridades o los particulares en relación al desarrollo del contrato se tramiten de manera oportuna. 

Tal vez te gustaría leer: Control y monitoreo de proyectos: la clave del éxito 

Problemas que enfrentan las interventorías 

En Colombia, existen interventorías a proyectos de carácter privado o de carácter público. La función en ambos casos, siempre será verificar la correcta ejecución de un proyecto. La gran diferencia es el origen de los recursos que en el primer caso corresponden a recursos privados y en el segundo a recursos públicos.

Para el caso de los proyectos públicos, la interventoría no solo debe defender los intereses de la entidad contratante sino que también debe responder y atender eventuales requerimientos de la Procuraduría o la Contraloría. Así mismo, existen leyes nacionales que regulan la interventoría pública y también se establecen las facultades, responsabilidades y prohibiciones que tienen los interventores en obras públicas. 

Si quieres aprender sobre las normas que rigen la interventoría en Colombia, te invitamos a leer: Diferencias entre interventoría de obras privadas y públicas 

Retos actuales para un interventor 

Para que las funciones de una interventoría se lleven a cabo de manera correcta y sin fallas en su ejecución, el interventor debe enfrentar con éxito, retos legales, profesionales y personales. Así que es ideal que quien cumpla el papel de interventor cumpla con las siguientes cualidades: 

• Demostrar integridad: Los interventores deben ser objetivos al vigilar, analizar y asesorar los avances de los proyectos, para lograrlo deben demostrar integridad y persistencia para velar por que todo se encuentre en regla. Además, a la hora de dar opiniones deben hacerlo de manera que solo se haga por el bien del contrato y el proyecto. 
• Saben comunicarse asertivamente: A la hora de vigilar proyectos de grandes magnitudes, deben tener la capacidad de saber comunicar sus ideas, las fallas que encuentren y los cambios que se presenten. Es una cualidad clave para que toda la información sea clara y concisa. Esta habilidad se debe expresar de manera verbal y escrita, para la hora de entregar informes. 
• Tienen habilidades de relacionamiento: Realizar la interventoría requiere que muchas personas se involucren, es por esto que se deben formar relaciones con alto nivel de confianza y respeto. El interventor es ejemplo para los demás, son comprensivos, saben escuchar y comparten información de manera efectiva. 
• Constante aprendizaje: Parte de crecer profesionalmente está relacionada con aprender sobre las nuevas técnicas y normas que rigen la interventoría. Es un rol que siempre debe ir más allá y la única manera de lograrlo es educándose constantemente. Desde programas formales de capacitación hasta aprendizaje autoguiado, todo es válido si quieren robustecer su conocimiento y habilidades. 
• Capacidad de solucionar problemas: Para contar con esta capacidad es necesaria la experiencia, es el tiempo de trabajo lo que hace que un interventor adquiera una facilidad para resolver problemas que se presenten en el camino. Esto va de la mano con conocer la normativa que rige su labor y la del contrato al que está supervisando. 

Los retos de un interventor cada vez son más grandes y complejos. Sin duda, está el primer interés de supervisar y verificar que todo el contrato se cumpla a cabalidad, con la menor cantidad de percances y con los recursos estipulados. 

Una de las funciones de la interventoría que tiene mayor importancia, es la de velar que se cumplan los diseños y las especificaciones técnicas del contrato. Dentro de esta función más que realizar una labor  policiva, el interventor debe ser un actor que contribuya con su experiencia y conocimientos profesionales a que el proyecto se ejecute cumpliendo con las exigencias técnicas y el presupuesto del presupuesto.

En muchas ocasiones se requiere hacer cambios en los diseños por imprevistos que surgen al momento de la ejecución, el interventor debe ser cuidadoso en consultar dichas modificaciones con los diseñadores en caso de requerirse y con el cliente, si es que las modificaciones tienen impacto en el costo o plazo del proyecto.     

Finalmente, el supervisor o interventor tiene la obligación profesional y moral de ser transparente en caso de que se presenten actos de corrupción por alguna de las partes. En este caso se debe actuar con objetividad e integridad con el objetivo de cuidar los intereses del cliente o la entidad propietaria del proyecto. 

Si te gustó aprender sobre las funciones de la interventoría, te invitamos a leer nuestro blog.