Control y monitoreo de proyectos: la clave del éxito

Durante la ejecución de un proyecto, los procedimientos para su control y seguimiento, así como el mantenimiento de registros financieros se convierten en herramientas indispensables para los gerentes y demás partes interesadas. Estas herramientas tienen un doble propósito: el primero, es registrar y llevar un control de  las transacciones financieras y costos del proyecto durante el plazo de su ejecución y el segundo, es dar a los gerentes una valoración del progreso, así como generar alertas respecto a los principales riesgos o problemas que pueden estar asociados a la ejecución de los proyectos, propósitos en los cuales la interventoría administrativa y financiera se constituye en un actor muy importante.

Los procedimientos de control del proyecto usados durante la interventoría administrativa y financiera están centrados principalmente en identificar las desviaciones del presupuesto del proyecto, sin embargo ésta actividad se enriquece cuando el equipo encuentra alternativas de ahorro de costos y optimización de recursos inclusive desde etapas tempranas tales como, la planeación o el diseño del proyecto. 

No obstante lo anterior, durante la etapa de construcción, es probable que algunos cambios retrasen el proyecto y den lugar a incrementos de costos. Una adecuada interventoría administrativa y financiera debe anticiparse a estas situaciones y por lo tanto, recomendar al cliente cumplir con los planes de diseño originales u optar por la aprobación de cambios en los mismos, siempre y cuando estos representen un balance adecuado entre el cumplimiento de los aspectos técnicos y los costos de dichas modificaciones en beneficio del proyecto.

Control de las finanzas

Para el control de costos en un proyecto, el cronograma de trabajo y las estimaciones de flujo de efectivo asociadas, pueden proporcionar una referencia para el exitoso seguimiento y controles posteriores del proyecto.

Para el caso del control de los cronogramas de obra, el progreso en las actividades individuales y el logro de la finalización de los hitos, se deben comparar con la programación del proyecto para monitorear el progreso de las actividades. Las especificaciones del contrato y del trabajo proporcionan los criterios para evaluar y asegurar la calidad requerida de la construcción.

La estimación final de costos o presupuesto detallado, proporciona una línea base para la evaluación del desempeño financiero durante el proyecto. En la medida en que la totalidad de las actividades estén incluidas dentro del presupuesto detallado, se pueden detectar desviaciones en determinadas categorías, lo cual puede indicar que existen problemas a solucionar, que implicarán la toma de acciones que eviten desviaciones importantes del presupuesto. 

Por los motivos antes expuestos, es muy importante contar con un buen presupuesto de proyecto, el cual debe ser elaborado durante la fase de planificación, labor en la cual la interventoría administrativa y financiera cumplen un rol principal. 

Estos son los pasos para crear un adecuado presupuesto de proyecto.

Identificar el alcance del proyecto

Antes de estimar los costos de un proyecto, primero se debe tener claro el alcance del mismo, los plazos y los hitos importantes de las diferentes etapas. Por ejemplo, si un gran proyecto debe completarse en un período corto de tiempo, es probable que sea necesario el desarrollo de trabajos en frentes de equipo simultáneos. Un plan de proyecto bien definido permitirá posteriormente definir con mayor grado de precisión su respectivo presupuesto.

El plan de trabajo deberá ser tan detallado como se requiera, con el fin de poder determinar de mejor manera los recursos requeridos, los tiempos de ejecución y el presupuesto.

Definir recursos

Una vez definido el alcance y plan de trabajo del proyecto, se pueden definir los recursos requeridos para su ejecución, conformados por mano de obra, maquinaria, equipos y materiales. El proyecto puede llegar a requerir el uso de maquinaria especializada cuya disponibilidad no es inmediata, así como equipos o materiales que requieran procesos de importación. Lo anterior implica realizar una minuciosa planeación y la realización de gestiones con la suficiente anticipación para que cuando se dé inicio al proyecto, no se afecte la ruta crítica del mismo por demoras en la disponibilidad de equipos o materiales.

Asignar importes

Cuando se tiene claridad de las necesidad de los recursos del proyecto, es hora de asignar montos. Determinar los montos puede ser difícil; ahí es donde entra en juego la investigación y el conocimiento del mercado, así como investigar presupuestos de proyectos similares. Adicionalmente es de suma importancia realizar una investigación en línea y conversar con el equipo que tenga conocimientos sobre los diversos elementos y los costos relacionados al proyecto.

Elaboración del presupuesto

Una vez cuantificados los recursos necesarios para el proyecto y las cantidades asignadas, se puede definir el presupuesto.

Al elaborar el presupuesto se debe dejar registro de las averiguaciones, cotizaciones y estimaciones realizadas, así como los supuestos a partir de los cuales se estimaron los respectivos costos. Lo anterior hará posible realizar un mejor control durante la ejecución y determinar las posibles razones de las desviaciones que se presenten.

El presupuesto deberá estar íntimamente ligado con el cronograma, pues lo anterior hará posible realizar una adecuada planeación financiera que ayude al dueño del proyecto a maximizar los recursos y evitar incurrir en sobrecostos o moras que puedan influir estas últimas, en retrasos respecto a la programación y metas contemplada.

Monitoreo y supervisión

Si bien es de gran importancia elaborar programas de obra y presupuestos de la manera más precisa posible, también es fundamental la supervisión y monitoreo de las diferentes actividades de los proyectos durante su ejecución, lo anterior con el fin de constatar que estas se ejecuten según lo especificado y planeado y se cumplan los presupuestos y plazos establecidos. 

Para tener un control adecuado de las tareas que se realizan a diario en un proyecto, la interventoría técnica, además de la administrativa y financiera se constituyen en un actor clave en esta labor que muchas veces puede llegar a ser un verdadero reto. 

Para lograr una adecuada supervisión, se requiere contar con un equipo de interventoría competente, que aporte experiencia y liderazgo utilizando sistemas y procedimientos efectivos para monitorear el proceso y el cumplimiento del presupuesto, verificar la calidad, responder a las incertidumbres del proyecto, manejar los cambios, y alinear a los diversos grupos interesados con los objetivos del proyecto.

VQ Ingenieria cuenta con un equipo de profesionales altamente calificados que han brindado exitosamente servicios de interventoría para proyectos multidisciplinarios de gran escala en los sectores de hidrocarburos, infraestructura y minería.

Asimismo, VQ se ha destacado en la región por su capacidad y habilidades para desarrollar servicios de interventoría, inspección, control, y aseguramiento de calidad (QA/QC) durante la construcción. Con nuestro equipo de profesionales y sistemas desarrollados, se reducen las incertidumbres de los proyectos, manejando adecuadamente los cambios, y reportando oportunamente a nuestros clientes. 

Con más de 22 años de experiencia, VQ también realiza las siguientes actividades dentro del marco que conforma la interventoría de proyectos: 

• Cumplimiento ambiental y social
• Interventoría a la gestión de salud, ocupacional, seguridad industrial, y medio ambiente
• Interventoría a las adquisiciones y contratación
• Levantamientos topográficos
• Interventoría y supervisión de la construcción edificaciones, según lo dispuesto por la Ley 1796.

Conozca más sobre VQ Ingeniería en el siguiente enlace: VQ Ingeniería: Un mundo que avanza, necesita proyectos con futuro.