Ejecución de proyectos: la fase definitiva para tener éxito

Para que un proyecto se realice con éxito debe cumplir una serie de fases o de requisitos que son desarrollados con una secuencia lógica, los cuales deben ser identificados y controlados. A esto se le conoce como el ciclo de vida del proyecto, se trata de una secuencia de fases en las cuales el proyecto debe desarrollarse. El número de fases y la secuencia del ciclo dependerá principalmente de la empresa, sus sistemas de gestión, su cultura organizacional y del proyecto a realizar. 

Las fases deben tener un límite de tiempo para cumplir las metas que conducen a los resultados de un proyecto. Las fases fundamentales del ciclo de vida de un proyecto son: 

1. Inicio de los proyectos 
2. Planificación de los proyectos 
3. Ejecución de proyectos 
4. Cierre de proyectos 

A lo largo de este artículo se hará énfasis en la tercera fase, la ejecución de proyectos, siendo esta una de las fases más importantes y en la cual se definen muchos aspectos de gran relevancia para la realización del proyecto y la consecución de los objetivos planteados. 

¿Qué es la ejecución de proyectos? 

La ejecución de proyectos, también llamada como “implementación de proyectos”, es la etapa del proyecto donde todo lo que se ha planeado se ejecuta. En otras palabras, es el momento del proyecto en el que se comienzan a realizar todas las actividades que fueron previamente establecidas y se toman las medidas necesarias para llevar a cabo el plan previsto. 

La ejecución de proyectos es especialmente importante porque es la etapa donde se comienza a materializar todo lo que se ha investigado y planeado previamente. Sin embargo, en esta transición de planear a realizar, pueden ocurrir inconvenientes y se deben hacer revisiones.  

Para ser más claros en este aspecto y para poder resaltar aún más la importancia de esta fase, a continuación, se presentará un ejemplo: 

Supongamos que un proyecto será la construcción de un edificio. Durante la fase de planeación se establece un presupuesto total para la ejecución del proyecto. Una vez se encuentra en ejecución, se empiezan a utilizar los recursos de acuerdo con las necesidades.  Sin embargo, durante la fase final del proyecto se identifica que se necesita invertir más en ventanas y puertas.

Imprevistos como este pueden suceder por falencias en la planeación y no haber contemplado estos gastos durante dicha fase previa donde se realizó el presupuesto. Es responsabilidad del equipo de planeación tomar decisiones e intentar que los gastos adicionales en puertas y ventanas no suponga un gasto tan grande que afecte el presupuesto. 

Cada proyecto es único 

Es relevante para la ejecución de proyectos, revisar la definición de proyecto. “Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único”. Es por esto que cada proyecto es único, singular y diferente. Es importante entender que todos los proyectos pueden seguir las mismas fases de ejecución para culminar con éxito, pero ningún proyecto es igual a otro en su totalidad. 

Cada proyecto es único en esencia, porque se enfrenta a diferentes limitaciones y adversidades que se pueden presentar en el camino. 

La ejecución de proyectos supone un trabajo en conjunto de un equipo capacitado, especializado y un propósito para que se puedan ver los resultados esperados.   

¿Quién se encarga de la ejecución de proyectos? 

Como ya se mencionó, debido a la singularidad de los proyectos es necesario tener un equipo de trabajo capacitado para asumir las responsabilidades y desafíos que estos conllevan. La ejecución de proyectos, generalmente está a cargo del gerente o director de proyectos. Sin embargo, junto a él trabaja todo un equipo multidisciplinario, que se encarga de poner en marcha el proyecto de acuerdo a lo planeado. 

Por una parte, el equipo es el encargado de cumplir las actividades que se han planeado previamente y a medida que el proyecto va avanzando, debe realizar un seguimiento riguroso y presentar informes a los involucrados en el proyecto y al Gerente de proyecto, quien se encarga de monitorear el progreso del trabajo y actividades que realiza el equipo e identifica los problemas o riesgos que surjan en la ejecución y conforme a esto debe crear planes de mitigación en conjunto con el equipo.

La ejecución de proyectos debe realizarse de manera proactiva por todo el equipo de trabajo. Una responsabilidad importante durante esta fase es el control y seguimiento, mientras se va materializando el plan de trabajo, se debe verificar que todas las actividades se realicen de acuerdo con el plan, identificando las principales desviaciones que se puedan presentar, generando las alertas necesarias para enrutar nuevamente el proyecto en búsqueda de los resultados esperados. 

Llevar el control y seguimiento durante esta fase es esencial. Si algo llegara a cambiar o se presentará un problema, el equipo de trabajo debe estar capacitado para responder de manera rápida a los inconvenientes y encontrar soluciones. 

¿Qué son las brechas de ejecución? 

Durante la realización de un proyecto se pueden presentar brechas. Las brechas corresponden a la desconexión que se presenta entre la visión del proyecto y su ejecución. De acuerdo al libro “Filling Execution Gaps” del autor Todd Williams, hay seis grandes brechas que todos los gerentes de proyectos pueden enfrentar durante la ejecución de proyectos: 

• Que no exista entendimiento común 
• Patrocinadores ejecutivos no involucrados 
• Mala alineación de los objetivos estratégicos 
• Gestión de cambios poco fiable 
• Gobierno corporativo débil 
• Liderazgo cuestionable 

El equipo de trabajo y el gerente de proyectos deben estar en alerta para poder encontrar soluciones conjuntas a las brechas, con el objetivo que estas no interfieran con el cumplimiento de los objetivos. 

Así puedes mejorar la ejecución de proyectos 

1. Defina claramente el alcance del proyecto: Entre más clara sea la finalidad del proyecto, más fácil será cumplirla. Es necesario tener claros los objetivos, el alcance, el presupuesto y la metodología desde que inicia la ejecución. Para que exista una adecuada coordinación deben programarse reuniones interdisciplinarias con los involucrados para poder definir los aspectos más importantes y aunar criterios. 

2. Objetivos inteligentes: Es muy importante definir objetivos que cumplan con una serie de características que ayudarán a conseguir de mejor manera el objetivo final. Los objetivos deben tener características SMART (por sus siglas en inglés), tal como se describe a continuación: 

• S: Específicos 
• M: Medibles 
• A: Alcanzables 
• R: Relevantes 
• T: A tiempo  

Definir objetivos que cumplan con estas características, hace que los procesos sean más prácticos y que el personal tenga clara su misión para contribuir a la obtención de la meta final.  

3. Elegir al equipo de trabajo: Para que la ejecución de proyectos tenga éxito es importante contar con los talentos necesarios. Se debe seleccionar a los miembros del equipo de acuerdo a los perfiles que se requieran para cumplir los objetivos del proyecto. 

Una vez se selecciona a las personas que formarán su equipo, se deben delegar las tareas / actividades. Delegar tareas oportunamente permite maximizar las habilidades de cada miembro para que cada uno sea un instrumento clave para conseguir los mejores resultados posibles. 

4. Organiza los datos e información del proyecto: Actualmente hay muchas herramientas que ayudan a organizar los datos e información. Todos los archivos o documentos que se necesiten a lo largo del proyecto deben estar correctamente almacenados y organizados para poder acceder a ellos en cualquier momento. 

5. Monitorear el progreso diariamente: Para cumplir con el alcance del proyecto es necesario hacer seguimiento diario de los plazos, tanto colectivos como individuales. Para esto es importante monitorear el progreso detallado de las diferentes actividades para detectar desviaciones, actividades críticas y holguras, así como definir acciones tendientes a mejorar rendimientos, recuperar atrasos y cumplir los plazos previstos. 

6. Mantener motivación en el equipo: Para desarrollar un trabajo armónico, se debe mantener al equipo altamente motivado. En caso de detectarse fallas individuales, estas se deben tratar directamente con la persona que las comete,  haciendo énfasis en las posibilidades de mejora. Como complemento de lo anterior, se debe reconocer públicamente el buen desempeño individual y del equipo. 

En adición a lo anterior, debe tenerse un sitio y ambiente de trabajo con condiciones de iluminación, temperatura y confort adecuado y planear oportunamente actividades que distensionen el equipo de trabajo, sin que se descuiden las responsabilidades que cada uno tiene en el proyecto.   

En ocasiones se puede llegar a premiar los logros individuales o colectivos, con compensaciones monetarias o con permisos remunerados para que el personal comparta más tiempo con su familia.   

7. Administrar y controlar los recursos inteligentemente: Se debe elaborar un presupuesto detallado del proyecto el cual debe controlarse para detectar posibles desviaciones. Cualquier variación relevante en los costos del proyecto debe ser informada al cliente y en caso  de requerir un mayor presupuesto debe contar con su aprobación. El equipo de gerencia de proyecto debe actuar de manera armónica e inteligente procurando que exista el balance ideal en donde se cumplan los objetivos definidos al menor costo posible. 

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