Los siete pasos para realizar un estudio de factibilidad con éxito

¿Por qué es importante un estudio de factibilidad para realizar un proyecto y llevarlo a cabo de manera exitosa?. Es adecuado comenzar un proyecto desde una base sólida soportada con datos e información certera y precisa con el fin de poder verificar la viabilidad de este. Es por esto, que el primer paso para desarrollar una nueva idea debe ser tomarse el tiempo y tener los recursos necesarios para realizar un estudio de factibilidad y así poder comprobar que se pueden cumplir los objetivos propuestos con un plan de acción a seguir en el proyecto.

La importancia de un estudio de factibilidad para un proyecto  

Al realizar un estudio de factibilidad se determina si el proyecto es viable o no y en caso de ser viable, bajo qué condiciones, recursos, tiempo y presupuesto debe desarrollarse para que el proyecto resulte exitoso. Como resultado del estudio de factibilidad pueden surgir nuevas ideas que posiblemente cambien el curso de la idea o del proyecto original. 

De esta manera, resulta ser más eficiente determinar los cambios con anticipación para estar al tanto de todos los imprevistos antes de invertir tiempo y dinero en un proyecto que no tiene potencial. Es por esto que un estudio de factibilidad es de alto valor para quien quiera empezar un proyecto porque le dará una visión general de los costos y las posibilidades de crecimiento, o de las razones por las cuales puede que un proyecto no sea viable. 

Algunos beneficios de realizar un estudio de factibilidad antes de empezar un proyecto son: 

• Es útil para identificar oportunidades. 
• Ayuda a mejorar el enfoque del proyecto. 
• Proporciona información decisiva. 
• Identifica una razón valiosa para empezar el proyecto. 
• Mejora las posibilidades de éxito basado en información real. 
• Analiza parámetros importantes para tener en cuenta. 
• Da a conocer información que revele restricciones para empezar el proyecto. 
• Permite identificar los detalles financieros.   

¿Qué es un estudio de factibilidad? 

Se trata de una evaluación o análisis sobre un nuevo plan, proyecto o método propuesto. Se realiza con la intención de estudiar todos los factores involucrados para reconocer si es viable o no poner en marcha un proyecto o una idea. Es importante analizar componentes económicos, técnicos, legales y de programación para determinar la probabilidad de finalizar un proyecto con éxito.

Adicionalmente, para establecer si es posible llevar a cabo el plan, se debe tener en cuenta el costo del proyecto y el retorno de la inversión, es decir, si el proyecto generó suficientes ingresos para cubrir los gastos invertidos y generar ganancia. 

Un estudio de factibilidad no solo se utiliza para evaluar y medir ganancias financieras, también se utiliza para evaluar diferentes situaciones, objetivos, intenciones o necesidades. Por ejemplo: 

• En un caso personal: Cuando una persona va a una tienda de muebles a comprar un sofá. La persona debe verificar además de los costos, las cualidades del mueble, el material, si es cómodo y si el tamaño es adecuado. Este sencillo análisis, corresponde a un estudio de factibilidad del sofá, porque está revisando las diferentes variables y atributos para saber si vale la pena o no comprarlo. 
• Para hablar de oportunidades de negocio: Se ha visto que la tasa del combustible y la contaminación del aire ha aumentado en los últimos años, por esta razón, un grupo de emprendedores decide lanzar un automóvil eléctrico. Para esto, deben realizar pruebas de viabilidad técnica, de recursos y financiera para determinar si es viable o no lanzar un vehículo de estas características. 

Se trata de una herramienta de control que debe resolver todas las dudas que se pueden presentar mientras se pone en marcha una idea. Debe responder el “qué”, el “por qué”, el “cómo” y el “dónde”. 

Los estudios de factibilidad son un elemento de apoyo importante para los gestores de proyectos, porque de esta manera pueden diagnosticar posibles riesgos para determinar el plan de acción. También para identificar beneficios y oportunidades a la hora de poner en marcha algún proyecto o alguna idea de negocio. 

7 pasos para realizar un estudio de factibilidad 

A continuación explicaremos siete pasos importantes que se deben tener en cuenta para llevar a cabo un estudio de factibilidad. 

Paso uno: análisis preliminar 

Es importante realizar un análisis preliminar para definir todas las ideas y objetivos que queremos poner en marcha con nuestro proyecto, esto con el propósito de identificarlas por separado y poder determinar si son posibles o no. Además, en este primer paso se establecen los límites necesarios para que el plan de trabajo no se desvíe. 

• Para empezar, es necesario especificar y describir detalladamente todos los servicios necesarios, los mercados objetivo a los que se quiere dirigir el proyecto y las características únicas. Todo debe responder a: ¿funciona? ¿es necesario? ¿es competitivo en el mercado? ¿existen necesidades alrededor de mi proyecto? 

• También se debe responder una pregunta muy importante: ¿hay riesgos insuperables? En caso de que la respuesta sea afirmativa, es probable que no sea una idea de éxito. Pero por el contrario, si la respuesta es “no”, puede proceder a analizar si cuenta con el capital requerido y evaluar los riesgos inherentes a la ejecución del nuevo proyecto. 

Si al terminar este primer paso, los resultados revelan información contundente, viable y con potencial, entonces con seguridad se puede avanzar en los siguientes pasos para hacer un análisis completo. 

Paso dos: Preparar una declaración de ingresos proyectados 

Para llevar a cabo cualquier idea de negocio es muy importante establecer presupuesto y capital de entrada, ya que en muchos casos, los proyectos no prosperan porque no se hace un correcto uso de los recursos. 

Durante este paso es importante construir una proyección real y acertada de los ingresos para conocer si es rentable o no. Los ingresos deben estar en la capacidad de cubrir los costos directos e indirectos, teniendo en cuenta la curva de crecimiento de los ingresos esperados. 

Aquí se contemplan las tarifas y costos por servicios, cantidad de servicios y ajustes a los ingresos. Todo esto con el fin de tener una idea más concreta de las posibles ganancias, para así mismo invertir lo necesario. 

Paso tres: Un estudio de mercado 

Para que un proyecto o una idea de negocio prospere, es fundamental realizar un estudio de mercado. El propósito principal es definir una proyección realista de los ingresos. Sin embargo, también es ideal para entender los movimientos del mercado y entender las necesidades del público objetivo. Es importante tener en cuenta: 

• La influencia geográfica en el mercado. 
• Las tendencias de la población, las características demográficas, los elementos culturales y el poder adquisitivo de la comunidad. 
• Analizar los servicios que compiten en el mercado para identificar sus principales fortalezas y debilidades. Además, para considerar costos, productos, referentes, ubicación, actividades, calidad del servicio, ventas, lealtad y satisfacción del cliente. 
• Estimar la participación de mercado proyectada y el volumen total en el área de mercado. 
• Identificar las oportunidades de crecimiento, en caso de querer expandir el portafolio de servicios o productos. 

Paso cuatro: Organización y operaciones comerciales 

Ahora es momento de planificar toda la logística que se llevaría a cabo durante el proyecto o la idea. En este punto es fundamental la precisión y la atención a los detalles para poder tener una visión exacta sobre si existe viabilidad técnica y financiera. 

Este paso también nos aporta una realidad sobre si la inversión fija y los costos de las operaciones son suficientes para cubrir todos los objetivos del proyecto. A continuación, relacionamos algunos ítems que deben tenerse en cuenta: 

• Equipo necesario. 
• Ubicación y diseño de la instalación o distribución. 
• Disponibilidad y costo del personal. 
• Disponibilidad y costo de suministros. Aquí se contemplan proveedores. 
• Métodos de comercialización. 
• Gastos generales. Se deben considerar todos los costos mensuales que se deben invertir para funcionar adecuadamente. 

Paso cinco: Un balance general para el día de apertura 

Preparar un balance general desde el día uno es conveniente para garantizar mayor precisión antes de que la práctica genere gastos. ¿Qué debe llevar este balance? Aquí se deben incorporar todos los activos y los pasivos con los que debe contar el proyecto para poder lograrse con éxito. 

Se recomienda organizar una lista con todos los activos necesarios para las operaciones de práctica. Debe incluir: artículo, fuente, costo y método de financiamiento, en caso de ser necesario. Cuando hablamos de activos, hablamos del efectivo, el capital para el pago de los empleados, los materiales necesarios, la maquinaria y de los espacios para ubicarse y poder desarrollar el proyecto. 

En este balance también se deben enlistar todos los pasivos y la inversión que requerirá la práctica. Aquí debe plantear los posibles gastos en: terrenos, edificios o equipos y en caso de financiar la compra de activos. 

Paso seis: Revisar y analizar la información recolectada 

Este paso es decisivo para poder decidir si un proyecto tendrá éxito o no. Quién esté a cargo del estudio de factibilidad tiene la responsabilidad de dar un paso atrás y reflexionar sobre toda la información recolectada en los pasos anteriores.   

Es fundamental realizar el siguiente análisis: 

• Revisar cuidadosamente los resultados proyectados, después se debe comparar con la lista de activos deseados y el balance general del día de apertura. 
• Identificar si los gastos estipulados en el balance general soportan los ingresos proyectados que se esperan. 
• Tener en cuenta el factor realidad. Se deben considerar si los valores están siendo realistas o no. 
• Analizar la encuesta de mercado, para revisar minuciosamente los riesgos y las contingencias que se deben prever. 
• Considerar posibles cambios dentro del mercado en el que se intenta competir y la probabilidad de que esto altere las proyecciones del estudio de factibilidad. 
• Reconocer si hay oportunidades de crecimiento para que el proyecto tenga éxito. 

Paso siete: Tomar una decisión 

Los pasos anteriores tenían como propósito principal proporcionar datos verídicos y reales sobre las posibilidades de que un proyecto tenga éxito para realizarlo desde el conocimiento y con una base sólida de las oportunidades y los riesgos. Todo esto para poder decidir si conviene o no desarrollar el proyecto. 

Si la información recolectada indica que el proyecto genera el ingreso mínimo deseado y tiene potencial de crecimiento, la mejor decisión sería la de continuar y poner en marcha el proyecto. Sin embargo, en el caso de que los resultados tengan un panorama menos alentador, la decisión apropiada sería no continuar. Sin embargo, se pueden tener en cuenta las siguientes consideraciones: 

• ¿Hay compromiso de realizar ajustes y sacrificios para poder realizar el proyecto? Cuando se habla de sacrificios se contemplan factores como el tiempo, el dinero y el esfuerzo. 
• ¿Se esperan oportunidades de crecimiento a largo plazo? 
• ¿El proyecto está orientado a satisfacer necesidades urgentes que no se satisfacen actualmente? 

Como se ha reiterado en el presente artículo, un estudio de factibilidad es una excelente herramienta antes de poner en marcha un proyecto o cualquier idea de negocio para comprender las oportunidades y riesgos, además de ser muy útil para minimizar los imprevistos y definir planes de contingencia en momentos de dificultad. 

Si te gustó la ilustración de los aspectos a tener en cuenta para realizar un estudio de factibilidad, te invitamos a visitar nuestro blog para que sigas aprendiendo con VQ Ingeniería.